10 E-Mail-Management-Fähigkeiten, die jeder lernen sollte, produktiver zu sein

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    Für viele Menschen heutzutage ist email = work.

    Es ist nur die traurige (oder nicht so traurige) Wahrheit der modernen Welt von Fachleuten, Unternehmern, Kreativen und allen dazwischen.

    Ehrlich gesagt, wenn Sie mit Ihrer E-Mail nicht effektiv sind, können Sie sich genauso gut nicht einmal die Mühe machen, zur Arbeit zu kommen.

    Schauen wir uns dieses Thema heute genauer an und versuchen, uns mit unseren E-Mails ein bisschen produktiver zu machen. Der Schlüssel zu all dem ist das Beherrschen bestimmter E-Mail-Verwaltungsfähigkeiten, zehn davon, um genau zu sein.

    1. Wählen Sie Ihre E-Mails aus, um Geld zu verdienen, und priorisieren Sie sie

    E-Mail-Verwaltung ist ein Spiel, bei dem Sie wissen, wo Sie am meisten aufpassen und was Sie möglicherweise vollständig ignorieren müssen.

    Unabhängig von Ihrem Beruf oder der Art des Geschäfts, in dem Sie tätig sind, sollten Sie nach einer bestimmten Kategorie von E-Mails suchen, die zufällig wertvoller sind als alles andere.

    Wenn Sie in einem Agenturgeschäft tätig sind (Design, Schreiben, Freiberufler usw.), sind diese E-Mails normalerweise Ihre Verkaufs-E-Mails oder andere E-Mails, die einen Kunden dazu veranlassen, einen Vertrag mit Ihnen zu unterzeichnen. Wenn Sie sie beherrschen, verdienen Sie Geld. So verwandeln Sie Ihre Stunden in produktive Ergebnisse.

    Dies ist etwas, worauf Ruben Gamez - Gründer der Bidsketch-Vorschlagsoftware - hinweist, wenn er gefragt wird: „Was ist die wichtigste E-Mail-Verwaltungskompetenz, die Unternehmer und Fachleute beherrschen sollten?“

    Erfahren Sie, wie Sie E-Mails für die Antwortzeit segmentieren. Bei Bidsketch haben wir beispielsweise erfahren, dass Kunden mit den schnellsten Antwortzeiten auf Angebote mehr Verkäufe abschließen .

    Wie können Sie also reagieren, ohne Ihre Produktivität zu beeinträchtigen? Sie sollten vertriebsbezogene E-Mails unterschiedlich behandeln und entweder an einen anderen Ordner oder an eine andere E-Mail-Adresse senden. Dadurch bleibt eine viel überschaubarere Anzahl von Nachrichten übrig, auf die kurz nach dem Eingang geantwortet werden kann. Andere Nachrichtentypen können (und sollten) warten.

    2. Berühren Sie jede E-Mail nur einmal

    Hier ist was ich meine. Es ist sehr üblich, dass wir eine wichtige E-Mail auf natürliche Weise mit einem Stern markieren und uns sagen, dass wir später darauf zurückkommen werden. Dann kommt später und wir wiederholen den Vorgang erneut und denken: "Ich werde mich morgen darum kümmern."

    Dies ist eine große Zeitverschwendung.

    Eine einfachere Lösung?

    Probieren Sie eine Variation des "Touch It Once" -Prinzips aus, das Ann Gomez mir beigebracht hat.

    Kurz gesagt, verarbeiten Sie jede E-Mail, wenn Sie sie zum ersten Mal berühren. Dies bedeutet, entweder sofort auf diese E-Mail zu antworten oder woanders eine separate Aufgabe dafür zu erstellen. Auf diese Weise bleibt Ihr Posteingang frei.

    3. Behandeln Sie Ihren Posteingang nicht als Aufgabenliste

    Ihr Posteingang ist einfach nicht so organisiert, dass eine Behandlung als Aufgabenliste gerechtfertigt wäre. Wenn Sie dies tun, verlieren Sie sich schnell im Meer von markierten E-Mails, halbfertigen Entwürfen und wahrscheinlich mehr als einer Handvoll Menschen, die wütend auf Sie sind.

    Verwandeln Sie E-Mails stattdessen in Aufgaben und verschieben Sie sie dann in andere Tools.

    Ich empfehle, Todoist für diesen Zweck zu verwenden. Kurz gesagt, es handelt sich um eine Cloud-basierte Aufgabenliste und einen Task-Manager. Außerdem ist es sehr gut in Google Mail integriert, was Ihnen die Arbeit noch einfacher machen sollte.

    Kurz gesagt, wenn Sie auf eine E-Mail stoßen, die eine Aktion erfordert, verwandeln Sie sie in eine Todoist-Aufgabe und löschen Sie sie sofort aus Ihrem Posteingang.

    4. Verwenden Sie nur eine App / ein Tool auf allen Ihren Geräten

    Das mag einfach klingen, aber es ist tatsächlich überraschend, wie viele Menschen in die Falle geraten, mehrere Apps zum Verwalten ihrer E-Mails zu verwenden. Jetzt ist die einzige Vielzahl von Werkzeugen nicht das Problem. Die eigentlichen Probleme beginnen, wenn diese Tools nicht miteinander synchronisiert sind.

    Am Ende haben Sie einen inkonsistenten Posteingang, einen Posteingang, der je nach dem Tool, über das Sie darauf zugreifen, anders aussieht.

    Einfache Lösung: Verwenden Sie nur ein Tool für alle Geräte. Wenn Sie beispielsweise Google Mail verwenden, verwenden Sie das native Google Mail-Tool überall. Wenn Sie Outlook mögen, verwenden Sie nur das. Kombinieren Sie einfach keine verschiedenen E-Mail-Tools.

    5. Beschäftige dich nur zweimal am Tag mit E-Mails

    Auch wenn ich zu Beginn dieses Beitrags gesagt habe, dass "E-Mail funktioniert", ist dies tatsächlich selten der Fall.

    Für die meisten Menschen ist E-Mail nicht das, was das Geld verdient, und daher sollte es nicht den größten Teil Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

    Eine einfache Lösung besteht darin, E-Mails nur zweimal am Tag zu bearbeiten: einmal am Morgen und einmal am Nachmittag.

    Deaktivieren Sie vor allem alle E-Mail-Benachrichtigungen. Benachrichtigungen verursachen Unterbrechungen. Diese Unterbrechungen sind teurer als erwartet. Zum Beispiel, wie in dieser Ressource von Harvard Business Review erläutert:

    Laut einer Studie der University of California-Irvine kann die Wiederherstellung unserer anfänglichen Dynamik nach einer Unterbrechung durchschnittlich mehr als 20 Minuten dauern.

    6. Verwenden Sie Vorlagenantworten

    Der Schlüssel zur Produktivität vieler Menschen ist ihre Fähigkeit, das Rad mit ihren E-Mail-Antworten sozusagen nicht neu zu erfinden.

    Der ganze Trick besteht darin, den genauen Zeitpunkt zu ermitteln, zu dem eine Vorlagenantwort verwendet werden könnte, anstatt dieselbe E-Mail immer wieder neu zu schreiben.

    Es gibt nur zwei Schritte, um diese Fähigkeit zu beherrschen:

    1. Identifizieren Sie gängige Szenarien und E-Mail-Typen, die Sie am häufigsten versenden.
    2. Erstellen Sie Vorlagenantworten für sie.

      Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist ein Tool wie Yesware. Unter anderem können Sie solche personalisierten E-Mail-Vorlagen erstellen und bei Bedarf versenden.

      7. Zähme deine Newsletter-Abonnements

      Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, haben Sie wahrscheinlich viele Dinge online abonniert (Newsletter). Ob es sich um Newsletter Ihrer Lieblingssportteams, Branchennachrichten oder Hobby-Websites handelt, es gibt wahrscheinlich eine Menge davon.

      Check out Unroll.Me. Es ist ein All-in-One-Tool zum Verwalten Ihrer E-Mail-Abonnements. Sie können es so einrichten, dass Sie eine Digest-E-Mail erhalten, anstatt Dutzende einzelner Newsletter-E-Mails zu erhalten.

      8. Achten Sie darauf, was in Ihrem Posteingang vor sich geht

      "Tausend Dinge, die nach Ihrer Aufmerksamkeit schreien" - für eine gute Beschreibung Ihres Posteingangs, nicht wahr?

      Ich habe Catalin Zorzini, Gründer von Matcha-Tea.com, gebeten, etwas Licht in dieses Problem zu bringen und eine einfache Frage zu beantworten: "Was ist Ihre wertvollste E-Mail-Gewohnheit?"

      Was wäre, wenn wir, anstatt uns zu schulen, mehr zu arbeiten, schneller oder effizienter zu werden, tatsächlich mehr Zeit fabrizieren könnten, um unseren Posteingang entspannter und ohne ein Gefühl der Dringlichkeit zu verwalten?

      Nach dem, was ich gelernt habe, ist dies durchaus möglich und kann recht einfach erreicht werden.

      Zwei Dinge: Übe Achtsamkeit und wende entweder „HELL YEAH!“ an. oder keine Annäherung an Ihren Posteingang.

      Pflegen Sie eine entspanntere Art, „während der Arbeit zu leben“. Damit meine ich, den „Autopilot“ -Modus zu überwinden und zu lernen, wie man sich jeder einzelnen Aufgabe, die wir am Computer ausführen (insbesondere im Umgang mit E-Mails), bewusster wird, Entscheidungen aus einer fundierteren Position trifft und Mischen Sie „Arbeit“ mit „Spaß“, damit wir das Gefühl haben, mehr Zeit zu haben.

      Auf diese Weise können wir nicht nur den Posteingang Null erreichen, sondern auch das Wunder des Lebens genießen, das wir als Autopilot für selbstverständlich halten. “

      Kurz gesagt, stellen Sie fest, dass das, was Sie in Ihrem Posteingang tun, einen direkten Einfluss darauf hat, was Sie den Rest Ihres Tages (oder Ihrer Woche) tun werden. Denken Sie also daran und widmen Sie nur Zeit den Dingen, die Ihnen zugute kommen können. Der wichtigste Trick bei der E-Mail-Verwaltung besteht darin, das meiste davon zu ignorieren.

      9. Senden Sie kurze E-Mails. Nur.

      Wenn Sie beim Militär waren, wissen Sie wahrscheinlich, wofür BLUF - "Bottom Line Up Front" steht.

      Kurz gesagt, es ist ein Kommunikationsprinzip, das uns ermutigt, jede Nachricht mit der Anfrage am Anfang zu beginnen, anstatt sie zu begraben oder darauf aufzubauen.

      Wir gehen fälschlicherweise davon aus, dass unsere "Frage" ausreichend aufgebaut sein muss, oder die Person, mit der wir uns in Verbindung setzen, sagt Nein. Aber wie sich herausstellt, lassen die Leute den Aufbau natürlich sowieso weg und gehen direkt zum „Fleisch“ der Nachricht.

      10. Finden Sie Ersatzwerkzeuge für Dinge, die Sie sonst per E-Mail tun würden

      Obwohl wir möglicherweise an E-Mails gewöhnt sind und mit den Tools und deren Verwendung vertraut sind, ist es sehr oft besser, E-Mails zugunsten anderer Lösungen aufzugeben.

      • Kundenvorschläge per E-Mail machen? Nicht. Verwenden Sie stattdessen die oben genannte Bidsketch. Es wird nicht nur jeden Vorschlag nachverfolgen, sondern Sie auch darüber informieren, wann Ihre Kunden sie sehen.
      • Verwenden Sie Ihren Posteingang als CRM? Wieder nicht. Schauen Sie sich Nutshell CRM oder ähnliches an. Viel effektiver und leichter zu erfassen.

        Die Beispiele sind zahlreich. Die allgemeine Regel wäre, immer die E-Mail-Aufgaben herauszusuchen, die Sie viel Zeit kosten, und dann zu versuchen, Ersatzlösungen zu finden, die effektiver sind. Es gibt immer etwas.