10 leistungsstarke Tipps zum Verwalten der Zeit und zum Abrufen des Ergebnisses

Gründer und CEO von JotForm, der bei Lifehack Tipps zu Unternehmertum und Produktivität gibt. Lesen Sie das vollständige Profil

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    Vierundzwanzig Stunden. Sie haben die gleichen Stunden an einem Tag wie immer. Aber wenn das Leben chaotischer und stressiger ist als je zuvor, fühlt es sich möglicherweise nicht immer so an. Zeit - und damit auch die Fähigkeit, bei Ihrer Arbeit produktiv und effektiv zu sein - ist heute wichtiger denn je.

    Da Sie Ihrem Tag nicht mehr Stunden hinzufügen können, ist es wichtig, Wege zu finden, um Ihre begrenzte Kapazität optimal zu nutzen.

    Wünschte, Sie hätten mehr als 24 Stunden? Hier sind 10 leistungsstarke Tipps zum Verwalten der Zeit und zum Erzielen von Ergebnissen bei der Arbeit.

    1. Definieren Sie Ihre Mission

    Der erste Tipp zum Zeitmanagement ist, zuerst Ihre Mission zu definieren. Bevor Sie lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, müssen Sie sich Ziele setzen. Und bevor Sie sinnvolle Ziele setzen können, benötigen Sie ein umfassendes Verständnis Ihrer Mission - um das „Warum“ zu bestimmen, das Ihr „Was“ motiviert.

    Definieren Sie zunächst ein persönliches Leitbild, in dem nicht nur dargelegt wird, was Sie tun möchten, sondern auch, warum Sie es tun möchten. Angenommen, Sie möchten Tacos verkaufen. Das ist ein großartiges (und leckeres) Ziel. Aber was ist deine Mission? Menschen glücklich machen? Um sie zusammenzubringen? Um Ihr Erbe zu feiern?

    Wenn Sie Ihre Mission definieren, bleiben Sie auf dem richtigen Weg, um intelligentere Ziele zu erreichen, die Ihnen wiederum helfen, produktiver zu werden. Wenn es Ihrer Mission nicht dient, ist es Ihre Zeit nicht wert.

    2. Üben Sie, „Nein“ zu sagen

    Als ich meine Karriere begann, wollte ich nie eine Gelegenheit verpassen - mich zu vernetzen, ein Projekt anzunehmen, etwas Neues zu lernen. Diese Einstellung, Angst zu verpassen, kann hilfreich sein, wenn Sie den Dreh raus haben, aber sie hilft Ihnen nicht, wenn es um Zeitmanagement geht.

    Je mehr Sie übernehmen - auch im Namen von Wachstum und Entwicklung - desto weniger Zeit haben Sie, um das zu erreichen, was wirklich wichtig ist. Eine andere Art, es auszudrücken: Wenn Sie zu einer Sache "Ja" sagen, sagen Sie zu einer anderen immer "Nein".

    Wenn es Ihr Ziel ist, Ihre Zeit besser zu verwalten, betrachten Sie sie als begrenzte Ressource und geben Sie sie mit Bedacht aus - und nicht für Personen oder Projekte, die Ihrer allgemeinen Mission und Ihren Zielen nicht dienen. Es ist zunächst schwer, "Nein" zu sagen, aber wenn Sie Ihre Entscheidungen durch Ihre Gesamtmission filtern, schützen Sie auch Ihre Zeit.

    3. Stellen Sie fest, wie Sie derzeit Ihre Zeit nutzen

    Wie produktiv fühlen Sie sich? Wie ist die Qualität Ihrer Arbeit? Dies sind vage Fragen, bis Sie sie mit tatsächlichen Daten quantifizieren. Um herauszufinden, was sich in Ihrer Routine ändern muss (und letztendlich, wie Sie effektiver werden können), benötigen Sie zunächst ein klares Bild davon, wohin Ihre Zeit jetzt geht.

    Planen Sie zunächst einen einwöchigen Zeitraum ein, um Ihre Zeit stundenweise mithilfe eines Notizbuchs oder einer Tabelle zu „prüfen“. [1]

    Möglicherweise verbringen Sie viel mehr Zeit in sozialen Medien als gedacht oder Sie verschwenden zu viele Minuten am Tag damit, darüber nachzudenken, was Sie in eine E-Mail schreiben sollen. Sobald Sie gemessen haben, wie gut die Dinge im Vergleich zu Ihrer aktuellen Nutzung Ihrer Zeit laufen, können Sie die erforderlichen Anpassungen vornehmen.

    4. Rationieren Sie Ihre Energie

    Ein weiterer wichtiger Tipp zum Verwalten Ihrer Zeit ist die Rationierung Ihrer Energie. Es gibt einen verbreiteten Mythos in der Hektikkultur, dass die effektivsten Arbeiter im Morgengrauen aufstehen und sich bereits bei Sonnenaufgang in einem tiefen Fluss befinden. Aber für jeden Startup-CEO, der um 4 Uhr morgens aufsteht, um zu arbeiten, gibt es einen, der noch tief und fest schläft (und der tatsächlich das Auge braucht, um seine Arbeit gut zu machen).

    Der Schlüssel zum Zeitmanagement besteht nicht darin, Ihren Schlaf im Namen der Produktivität zu opfern. Es geht darum, die Tages- (oder Abend-!) Zeiten zu ermitteln, zu denen Sie die größte Motivation haben, Dinge zu erledigen, und dann Ihre Arbeit entsprechend zu planen. Überlegen Sie sich also, wann Sie am energischsten sind - aber denken Sie daran, dass das Erreichen von Ergebnissen nicht nur Energie erfordert. Wann bist du am kreativsten und inspiriertesten? Wann bist du am konzentriertesten?

    Wenn Sie beispielsweise in den späten Morgenstunden direkt nach dem Frühstück und Kaffee am aufmerksamsten sind, planen Sie Ihre wichtigste und anspruchsvollste Arbeit für dieses Fenster. Wann fühlen Sie sich auf der anderen Seite am meisten ausgelaugt? Speichern Sie sinnlose Verwaltungsaufgaben für diesen Zeitraum. Sie werden nicht nur Ihre Zeit besser nutzen, sondern auch bessere Arbeit leisten.

    5. Planen Sie voraus

    Nicht planen und nicht planen. Nach diesem Prinzip plane ich jeden Sonntagnachmittag meine Arbeitswoche. Ich nehme mein Lieblingsnotizbuch und meinen Lieblingsstift, richte mich an meinem Esstisch oder in meinem Heimbüro ein und schreibe alles auf, was ich brauche, um in einer bestimmten Woche fertig zu werden. Dann zerlege ich jedes Ziel in spezifische, zeitorientierte Aufgaben.

    Durch die Planung auf Makroebene halte ich meine Ziele im Vordergrund, damit ich bei der Arbeit mit einem größeren Ziel bleiben kann. Die Planung auf Mikroebene für bestimmte Aufgaben ist ebenfalls wichtig, da Sie keine Zeit mit den Projekten und Aufgaben verschwenden müssen, die Ihrem Ziel dienen.

    Schreiben Sie beispielsweise vor Beginn eines Meetings eine Liste mit Gesprächsthemen und Zielen, die Sie erreichen möchten. Die Richtung hilft Ihnen, sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren und die Minuten oder Stunden zu sparen, die Sie benötigen, um Dinge zu erledigen.

    6. Ablenkungen minimieren

    Ablenkungen beeinträchtigen die Produktivität und das Zeitmanagement. Die Antwort besteht jedoch nicht nur darin, Ihren Laptop an einem ruhigen Ort aufzustellen. Es geht darum, Ablenkungen des Geistes zu beseitigen - die "Arbeit", die mentalen Raum einnimmt, aber nicht wirklich zu Ihrer Gesamtproduktivität beiträgt. James Clear, der Autor von Atomic Habits: Ein einfacher und bewährter Weg, um gute Gewohnheiten aufzubauen und schlechte zu brechen, nennt diese Aufmerksamkeitssauger „halbe Arbeit“.

    Angenommen, Sie arbeiten an einer Präsentation, halten jedoch alle paar Minuten an, um Ihren Posteingang zu überprüfen. Das Lesen und Beantworten von E-Mails gehört zu Ihrem Job, daher fühlt es sich wie Arbeit an.

    Laut Clear ist dies jedoch auch eine erhebliche Belastung für Ihre Zeit: [2]

    „Unabhängig davon, wo und wie Sie in die Falle der halben Arbeit geraten, ist das Ergebnis immer das gleiche: Sie sind nie vollständig mit der vorliegenden Aufgabe beschäftigt, sondern verpflichten sich selten für längere Zeit zu einer Aufgabe und Sie brauchen doppelt so lange, um halb so viel zu erreichen. “

    Wenn Ihre Zeit das nächste Mal knapp wird, konzentrieren Sie sich auf die Fokussierung. Beseitigen Sie die winzigen Ablenkungen, die Ihren Flusszustand stören, und halten Sie Ihren Geist voll und ganz auf dem, was Ihre Aufmerksamkeit tatsächlich benötigt.

    7. Vermeiden Sie Multitasking

    Unabhängig davon, ob Sie während eines Anrufs auf eine E-Mail antworten oder zwischen Projekten hin und her wechseln, haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen, wenn Sie mit mehreren Aufgaben jonglieren Einmal. Aber wenn Sie so etwas wie ich sind, können Sie sich umso weniger auf die einzelnen Registerkarten konzentrieren, je mehr mentale "Registerkarten" Sie geöffnet haben.

    Warum ist Multitasking der Feind des Zeitmanagements? Experten zufolge verbraucht das Umschalten zwischen mehreren Aufgaben gleichzeitig Energie beim Schalten und nicht bei den eigentlichen Aufgaben. Schlimmer noch, wenn Sie zwischen den Aufgaben dünn gestreckt sind, sind Sie nicht fokussiert - was bedeutet, dass Sie nie in einen Zustand des „Flusses“ geraten, der für die Produktivität wesentlich ist.

    Das Hin- und Herbewegen zwischen mehreren Aufgaben verschwendet tatsächlich die Produktivität, da Ihre Aufmerksamkeit auf das Schalten von Gängen gerichtet ist. Außerdem werden Sie bei beiden Aktivitäten nie vollständig „in der Zone“. [3]

    8. Betrachten Sie "Future You"

    Unsere heutigen Entscheidungen wirken sich auf den Verlauf von morgen aus, und dazu gehört auch das Zeitmanagement. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Minuten und Stunden verbringen, wirkt sich langfristig aus, da dadurch auch die Zeit verloren geht, die Ihnen in Zukunft zur Verfügung steht - um andere Dinge zu erledigen und, was ebenso wichtig ist, Pausen einzulegen und sich auszuruhen.

    Wenn Sie Probleme mit der Verwaltung Ihrer Zeit haben, konzentrieren Sie sich auf Ihr zukünftiges Selbst. [4] Wenn Sie darüber nachdenken, wie das, was Sie gerade tun, Ihnen in Zukunft helfen oder Sie behindern wird, wird Ihr Fokus gestärkt und Ihr Bewusstsein dafür erweitert, wie sich Ihre Entscheidungen auf Sie auswirken. In der Zukunft möchten Sie wahrscheinlich, dass die Gegenwart Sie über Tipps zum Zeitmanagement informiert.

    9. Verwechseln Sie Dringlichkeit und Wichtigkeit nicht

    Es gibt jeden Tag viele wichtige Dinge zu erledigen. Dies bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass diese Dinge dringend oder zeitkritisch sind. Das Zusammenführen der beiden ist eine schnelle Möglichkeit, Ihre Zeit zu verkürzen und Termine zu verpassen.

    Hier ist eine Einführung: Dringende Elemente auf Ihrer To-Do-Liste erfordern sofortige Aufmerksamkeit und Maßnahmen, während lediglich wichtige Aufgaben schwerwiegendere Konsequenzen haben, jedoch möglicherweise nicht sofort erledigt werden müssen.

    Um Ihre Zeit optimal zu nutzen, konzentrieren Sie sich immer auf dringende und wichtige Aufgaben. Sobald diese von der Liste gestrichen sind, konzentrieren Sie sich auf dringende Aufgaben, dann auf die wichtigen, aber nicht dringenden.

    9. Machen Sie Pausen

    Es mag kontraproduktiv erscheinen, nicht mehr zu arbeiten, wenn das Endziel darin besteht, Dinge zu erledigen. Für eine optimale Produktivität benötigt Ihr Gehirn jedoch gelegentlich eine Pause.