10 praktische Möglichkeiten Weniger ist mehr

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    Ein Produktivitätsproblem, auf das ich häufiger stoße als auf das andere, ist die Überzeugung, dass mehr Arbeit gut und weniger schlecht ist. Die Realität ist jedoch etwas komplexer als die Beurteilung der Effektivität anhand des Arbeitsaufwands einer Person oder Organisation.

    In einer Werkseinstellung ist es eine gute Sache, wenn Sie die Anzahl der produzierten Einheiten erhöhen und gleichzeitig entweder die Kosten senken oder zumindest die Kosten nicht erhöhen können. Je weniger, desto mehr Prinzip bei der Arbeit - weniger Input, um mehr Output zu erzielen.

    Und wir können die gleiche Idee für unsere Produktivität entwickeln. Nutzen Sie unsere Fähigkeiten, unser Know-how und unsere Kreativität, um hervorragende Arbeitsmengen zu erzielen, indem Sie weniger eingeben und mehr produzieren.

    Hier sind 10 Möglichkeiten, wie weniger mehr ist:

    1. Je kürzer Ihre E-Mails sind, desto effektiver werden sie

    Wenn Sie eine E-Mail mit mehr als drei Absätzen schreiben, ist Ihre E-Mail die letzte E-Mail, die von den Empfängern gelesen wird - sofern sie überhaupt gelesen wird. Niemand möchte eine lange E-Mail lesen, und selbst wenn Sie der Chef sind, wird wahrscheinlich der erste Absatz gelesen, um festzustellen, ob die E-Mail dringend ist und ob die Empfänger wahrscheinlich nicht weiter gehen.

    Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails schnell gelesen und beantwortet werden, schreiben Sie weniger. Sie erhalten schnellere Antworten und erledigen viel mehr.

    2. Je weniger E-Mails Sie schreiben, desto weniger erhalten Sie

    Einfach und doch sehr effektiv. Die Personen, die die meisten E-Mails erhalten, senden am meisten. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, sehen Sie sich an, wie viele E-Mails Sie versenden.

    Bevor Sie sich für eine E-Mail entscheiden, sollten Sie sich fragen: Wie können Sie diese Nachricht am besten übermitteln? Wäre ein Anruf effektiver? Oder wenn Sie möglicherweise von Ihrem Stuhl aufstehen und den Korridor entlang gehen, um mit der Person zu sprechen, erhalten Sie schneller das gewünschte Ergebnis.

    E-Mails werden oft als die größte Belastung für die Effizienz und Produktivität einer Person bezeichnet. Schreiben Sie also weniger E-Mails, erhalten Sie weniger E-Mails und erledigen Sie mehr wichtige Aufgaben.

    3. Erstellen Sie kürzere Präsentationen und die Zielgruppe erinnert sich an mehr

    Haben Sie jemals eine einstündige Präsentation mit Hunderten von Punkten, Zahlen und Folien durchgesessen? Wie effektiv war diese Präsentation? An wie viel hast du dich danach erinnert? Wahrscheinlich sehr wenig. Wenn Sie sich auf weniger Punkte konzentrieren, erinnert sich Ihr Publikum an viel mehr.

    Es ist sehr schwierig, eine Präsentation einfach zu halten. Sie müssen entscheiden, was Sie behalten und was Sie herausnehmen möchten. Wenn Sie sich jedoch auf nicht mehr als drei Punkte konzentrieren, werden Sie feststellen, dass sich Ihr Publikum weit mehr erinnert, als wenn Sie versuchen, mehrere Punkte und Zahlen darauf abzulegen.

    Und wenn Sie Ihre Präsentation vorzeitig beenden und Ihrem Publikum zehn bis zwanzig Minuten Zeit geben, die es nicht erwartet hatte, werden Sie viele neue Freunde finden.

    4. Ändern Sie die Standardbesprechungszeiten von 60 Minuten auf 30

    Dieser Trick funktioniert jedes Mal. Haben Sie sich jemals gefragt, warum Besprechungen immer für eine Stunde geplant zu sein scheinen? Das liegt daran, dass Kalenderblöcke immer eine Stunde lang waren. Es liegt nicht daran, dass die besten Meetings eine Stunde dauern. Einige der besten Meetings, an denen ich teilgenommen habe, dauerten weniger als 15 Minuten.

    Wenn Sie Ihre Standard-Besprechungszeit von 60 Minuten auf 30 Minuten ändern, werden Ihre Besprechungen häufiger pünktlich beginnen und enden, mehr Personen werden teilnehmen, Sie kommen viel schneller zum Punkt und mehr Informationen bleiben erhalten, weil Personen gefragt werden sich viel weniger zu erinnern.

    5. Planen Sie weniger Arbeit

    Dies mag kontraintuitiv erscheinen, aber ich habe festgestellt, dass die Einschätzung der Menschen, wie viel Arbeit sie jeden Tag erledigen können, die Realität nicht genau widerspiegelt. So kann eine Person eine tägliche Aufgabenliste mit über 20 Aufgaben haben und nur 10 dieser Aufgaben erledigen.

    Wenn Sie die Aufgaben, die Sie sich jeden Tag gestellt haben, nicht erledigen, fühlen Sie sich gestresst und überarbeitet, was bedeutet, dass Ihre Energie sinkt und Sie sich weniger für den Tag und Ihre Arbeit begeistern.

    Versuchen Sie stattdessen, die Hälfte der Arbeit zu planen, die Sie normalerweise erledigen würden. Wenn Sie früh fertig sind, arbeiten Sie an den Aufgaben von morgen. Dadurch fühlen Sie sich viel energischer und positiver in Bezug auf Ihre Arbeit und Ihren Tag.

    6. Erstellen Sie weniger Ziele

    Ähnlich wie beim Planen weniger Aufgaben pro Tag funktioniert es auch, wenn Sie sich jedes Jahr weniger Ziele setzen.

    In meinen frühen Zwanzigern erinnere ich mich, dass ich das Jahr mit einer Liste von 10 bis 15 Neujahrsvorsätzen begonnen habe und bei jedem einzelnen versagt habe. Erst als ich nur zwei oder drei Hauptziele für das Jahr festlegte, begann ich, meine Ziele konsequenter zu erreichen.

    Das liegt daran, dass ich mich auf weniger konzentriert habe und dass ich mich mehr auf einige wichtige Dinge konzentrieren konnte. Es ist ein bisschen wie bei Duschen, mit denen Sie den Wasserfluss durch den Kopf einstellen können. Sie können Wasser haben, das einen größeren Bereich abdeckt, aber dies lässt Sie mit einem viel weniger starken Wasserstrahl zurück, oder Sie können ihn so einstellen, dass mehr Wasser über einen kleineren Bereich austritt und Sie einen viel stärkeren Wasserstrahl erhalten.

    Der Fokus funktioniert genauso. Wenn Sie sich auf einen kleineren Bereich konzentrieren - weniger Ziele -, ist Ihr Fokus viel stärker.

    7. Weniger essen gibt Ihnen mehr Energie

    Dies ist eines der seltsamen Dinge im Leben. Schon früh wird uns gesagt, dass Essen uns Energie gibt. Und das ist im Großen und Ganzen wahr. Aber heute essen wir viel mehr als wir brauchen und um diese Lebensmittel zu verarbeiten, verbrauchen wir viel Energie.

    Ich bin sicher, dass Sie alle in der Vergangenheit ein großes Mittagessen mit Reis, Kartoffeln oder einer anderen Form von Kohlenhydraten hatten, nur um sich am Nachmittag sehr müde und schläfrig zu fühlen. Wie effektiv sind Sie in diesem Moment? Nicht sehr.

    Hätten Sie ein kleineres Mittagessen gehabt, hätten Sie sich viel lebendiger und energischer gefühlt und könnten mehr Arbeit erledigen.

    Weniger Nahrung bedeutet also mehr Energie. Mehr Energie bedeutet mehr Arbeit.

    8. Treffen Sie weniger Entscheidungen

    Vor einigen Jahren, als es eine Debatte darüber gab, ob iPhone- oder Android-Telefone besser sind, erinnere ich mich, dass mir ein Android-liebender Freund gesagt hat, dass Android Ihnen viel mehr Möglichkeiten bietet, wie Ihr Telefon aussehen könnte. Und er hatte recht. Sie können Tausende verschiedener Themen und Farbschemata herunterladen. Es sah alles wunderbar aus.

    Natürlich war das Problem hier, dass es viel zu viele zur Auswahl gab, so dass Sie gelähmt waren, welches das beste wäre. Sie haben Stunden damit verbracht, neue Themen und Farbschemata auszuprobieren, und all diese Stunden, die Sie mit Testen und Ausprobieren verbracht haben, gingen zu Lasten von etwas anderem, das aussagekräftiger war.

    Meine Entscheidung, beim iPhone zu bleiben, gab mir weniger Auswahl, aber mehr Zeit, um an aussagekräftigeren Dingen zu arbeiten.

    Entscheidungsermüdung verlangsamt Ihre Fähigkeit, die richtigen Entscheidungen am Tag zu treffen. Wenn Sie also weniger Auswahlmöglichkeiten haben, bleibt Ihre Fähigkeit, die richtigen Entscheidungen im Laufe des Tages zu treffen, viel länger.

    Bonus-Tipp: Reduzieren Sie die Anzahl der von Ihnen verwendeten Apps. Eine E-Mail-App, eine Schreib-App, eine Notizen-App usw. Dies bedeutet, wenn Sie etwas schreiben müssen, öffnen Sie Ihre Schreib-App. Da Sie nur eine haben, müssen Sie keine Entscheidung treffen. Gleiches gilt für Notizen-Apps und E-Mail.

    9. Tragen Sie auf Reisen weniger Gepäck

    Je weniger Gepäck Sie auf Flughäfen mitnehmen, desto schneller steigen Sie ein und aus. Wenn Sie mit nur einer Kabinentasche reisen können, segeln Sie durch Flughäfen und haben viel mehr Zeit, um Ihr Ziel zu genießen.

    Und seien wir ehrlich, wie oft sind Sie mit Koffern und Handgepäck gereist, um festzustellen, dass Sie nach Ihrer Rückkehr nur einen Bruchteil dessen mitgenommen haben, was Sie mitgenommen haben?

    Packen Sie also weniger ein und geben Sie sich viel mehr Zeit, um die Orte zu genießen, die Sie besuchen.

    10. Weniger Stunden arbeiten

    Es gibt ein Gesetz namens Parkinson, das besagt:

    "Die Arbeit wird erweitert, um die für ihre Fertigstellung verfügbare Zeit zu füllen."

    Dies bedeutet, dass Sie 2 Stunden benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen, wenn Sie sich zwei Stunden Zeit lassen. Wenn Sie sich jedoch nur eine Stunde Zeit nehmen, um dieselbe Aufgabe zu erledigen, benötigen Sie nur eine Stunde.

    Wenn Sie das Parkinson-Gesetz auf Ihre Arbeit anwenden, beginnen Sie, Aufgaben zu erledigen, die in einem Bruchteil dieser Zeit ein oder zwei Stunden gedauert haben. Wenn Sie also die Zeit reduzieren, die für Ihre Arbeit zur Verfügung steht, erledigen Sie in dieser Zeit mehr Arbeit.

    Ein Experiment wurde von einem meiner Kunden durchgeführt, der 24 Mitarbeiter in seinem Büro in Seoul und 24 Mitarbeiter in seinem Büro in Paris hatte. Ihre Arbeit umfasste die Lokalisierung der Werbekampagnen in ihren jeweiligen Ländern.

    Im Pariser Büro wurden die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten strikt eingehalten. Sie begannen ihre Arbeit um 8:30 Uhr und endeten um 17:30 Uhr. Im Büro in Seoul war die Kultur viel entspannter, als sie ihre Arbeit beendet hatten. Oft blieben sie bis 19 Uhr, damit sie mit Kollegen zu Abend essen konnten.