10 Schlüsselelemente effektiver Besprechungen zur Vermeidung von Zeitverschwendung

Lianne ist lizenzierte Finanzberaterin, registrierte Finanzplanerin, Unternehmerin und Buchautorin. Lesen Sie das vollständige Profil

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    Effektive Meetings sind eine der Möglichkeiten, Probleme zu diskutieren und zu lösen, nicht nur in einem Unternehmen, sondern in jeder Organisation. Sei es der Chef oder die Angestellten, jeder kann etwas beitragen und sprechen.

    Obwohl Besprechungen notwendige Werkzeuge für die Produktivität sind, funktionieren einige Besprechungen einfach nicht und verschwenden am Ende Zeit und Energie aller.

    Es gibt vereinfachte Methoden und Elemente für die Durchführung eines effizienten und effektiven Meetings, von denen 10 hier vorgestellt werden.

    1. Definieren Sie einen eindeutigen Zweck für das Meeting

    Bevor Sie zu einem Meeting anrufen, müssen Sie zunächst fragen:

    Ein Meeting ist nur dann wirksam, wenn sein Zweck und seine Ziele klar sind, ob es einen Streit zwischen Mitarbeitern löst oder eine Unternehmenskrise bespricht. Dies beinhaltet auch das Erreichen eines bestimmten Ergebnisses, und dieses Ergebnis hängt höchstwahrscheinlich mit dem Zweck zusammen.

    Vor dem Versenden der Einladungen an die beteiligten Personen muss ein klarer Zweck geplant werden. Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, warum Sie sich treffen und welches Ergebnis Sie sich erhofft haben.

    2. Laden Sie nur die notwendigen Personen ein

    Nur die erforderlichen Personen als Besprechungsteilnehmer zu haben, ist ein weiterer Schritt in Richtung einer effektiven Besprechung.

    Hat der Zweck des Meetings etwas mit der Netzwerksicherheit des Unternehmens zu tun? Laden Sie den Leiter der IT-Abteilung ein.

    Hat der Zweck des Meetings etwas mit der Zukunft des Unternehmens zu tun? Laden Sie Ihren Chef und die beteiligten Mitarbeiter ein.

    Nur Personen, die direkt mit dem erwarteten Ergebnis verbunden sind, sollten an der Besprechung teilnehmen. Auf diese Weise verschwenden Sie nicht die Zeit und Produktivität anderer. Dadurch werden auch die Zahlen so niedrig wie möglich gehalten, was weniger Unterbrechungen und Ablenkungen bedeutet.

    3. Genehmigen Sie einen endgültigen Zeitplan

    Wenn Sie daran arbeiten, effektive Besprechungen durchzuführen, erstellen Sie eine Agenda für die Besprechung. Dies sollte Aktionselemente, Veranstaltungsort, Start- und Endzeit sowie die beteiligten Personen umfassen. Senden Sie dann das Memorandum per E-Mail an die erforderlichen Personen oder legen Sie es auf ihren Schreibtisch.

    Warten Sie nicht auf verspätete Personen und stellen Sie sicher, dass das Meeting pünktlich beginnt. Dies ist zunächst möglicherweise nicht einfach, insbesondere wenn Sie der milde Typ sind. Sie werden jedoch feststellen, dass dies nicht nur für Sie, sondern auch für andere Menschen wichtig ist.

    Menschen fühlen sich mit einem Meeting wohler, wenn die Tagesordnung vor ihnen liegt. Dies verringert auch Kleinigkeiten wie unnötige Einführungen oder das Einfügen von zufälligen Fragen.

    4 . Erstellen Sie eine Regel gegen Smartphones oder Tablets

    Es ist schwierig, um die Aufmerksamkeit von Menschen zu konkurrieren, insbesondere wenn sie ihre Telefone oder Tablets verwenden.

    Multitasking ist an sich schon problematisch, aber es ist schlimmer, wenn Sie mit Geräten konkurrieren müssen, die speziell entwickelt wurden, um die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich zu ziehen. Untersuchungen zeigen, dass Multitasking zwischen verschiedenen Medien zu einer schlechteren Informationsverarbeitung und einer geringeren Leistung und Produktivität führt.

    In einer Studie zeigten „die Ergebnisse, dass Multitasker für schwere Medien anfälliger für Störungen durch irrelevante Umweltreize und irrelevante Darstellungen im Gedächtnis sind“ [1].

    Um sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer auf die Tagesordnung konzentrieren, verbieten Sie die Verwendung von Smartphones und Tablets, damit sich jeder Teilnehmer auf die jeweilige Aufgabe konzentriert.

    5. Weisen Sie einen Moderator zu

    Obwohl Sie derjenige sind, der das Meeting plant, bedeutet dies nicht, dass Sie auch der Moderator sind.

    Sie sollten darüber nachdenken, ob Sie die am besten geeignete Person sind, um das Meeting zu moderieren, oder ob jemand anderes es besser machen könnte. Dies hängt wahrscheinlich vom Thema ab. Zögern Sie nicht, andere qualifizierte Personen als Moderator zu bestimmen, wenn Sie der Meinung sind, dass dies für die Produktivität am besten ist [2].

    Natürlich sollte der Moderator jemand sein, der weiß, wie man effektive Meetings durchführt. Der Moderator sollte auch als Zeitnehmer fungieren und den korrekten Ablauf der Besprechung beobachten, um sicherzustellen, dass die Tagesordnung auf dem richtigen Weg ist. Die Chancen stehen gut, dass das Meeting auf diese Weise erfolgreicher wird.

    6. Habe weniger, bessere Meetings

    Anstatt jedes Mal ein Meeting einzuberufen, wenn es ein Problem oder einen Streit im Unternehmen gibt, sollten Sie andere Wege finden, um diese Probleme zu lösen.

    Es gibt viele Alternativen zu Besprechungen, die effektiver und effizienter sind als suboptimale Besprechungen. Das Senden einer E-Mail oder das Sprechen mit den Verantwortlichen sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie Besprechungen abbestellen können.

    Weitere Ideen für Alternativen zu Besprechungen finden Sie in diesem Artikel.

    Wenn Sie so wenige Besprechungen wie möglich einberufen, sind die Teilnehmer von der Teilnahme mehr begeistert. Sie müssen die Qualität Ihrer Besprechungen sicherstellen, und Sie können dies tun, indem Sie unnötige vermeiden.

    7. Trennen Sie die Essenszeit von der Besprechungszeit

    Wenn Sie während eines Meetings andere Dinge tun, wird die Aufmerksamkeit aller verringert, und dazu gehört auch das Essen. Es kann eine gute Idee sein, eine Essenszeit 30 Minuten bis eine Stunde vor der Besprechungszeit anzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass während des Meetings keine Personen essen, wodurch weitere Ablenkungen vermieden werden.

    Während des Essens oder der Essenszeit kann jeder essen und Smalltalk machen. Während des Meetings sollte sich jeder auf die Tagesordnung konzentrieren und gemeinsam ein Brainstorming durchführen.

    Auf diese Weise können Sie Ihrem Plan folgen, Ihre Aufmerksamkeit der Erfüllung des Besprechungszwecks widmen und Ihre Zeit mit Bedacht verwalten.

    8. Überprüfen Sie die Entscheidungen der Sitzung

    Gehen Sie in den letzten fünf bis zehn Minuten des Meetings alle getroffenen Entscheidungen und ergriffenen Maßnahmen durch. Ein klares Verständnis zwischen den Teilnehmern und dem Zweck des Treffens muss erreicht werden, bevor alle abreisen. Dies stellt sicher, dass alle ihre Anfragen zufrieden stellen und ihre Beiträge enthalten sind.

    Es bietet auch die Möglichkeit, endgültige Zweifel oder Fragen zu äußern oder Informationen auszutauschen, die für die Entscheidungen relevant sind. Dies ist der Schlüssel für effektive Besprechungen.

    Der Moderator sollte etwaige Meinungsverschiedenheiten zwischen den Teilnehmern vor dem Ende des Meetings klären und präzise Lösungen für ihre Probleme finden. Es ist wichtig, dass jeder das aufnimmt, was in der Besprechung besprochen wurde.