Wie man Leute dazu bringt, Ihre E-Mails (und Briefe) zu lesen und jedes Mal zu antworten

Freiberuflicher Schriftsteller, Herausgeber, professioneller Handwerker Lesen Sie das vollständige Profil

  • Teilen
  • Pin it
  • Tweet
  • Teilen
  • E-Mail

    Das Schreiben von Geschäftsbriefen ist etwas, das wir alle von Zeit zu Zeit tun müssen, aber normalerweise erhalten wir in der Schule keine Schulung darüber, wie man es tatsächlich macht. Wenn Sie Ihr Briefformat falsch verstehen, können Sie schlampig und unprofessionell aussehen. Wenn Sie jedoch die Grundlagen verstanden und einige Beispiele zur Arbeit haben, wird das Schreiben von Geschäftsbriefen erheblich vereinfacht.

    Was ist das größte "Nein-Nein" beim Schreiben eines Briefes?

    Das wahrscheinlich häufigste Problem beim Schreiben von Geschäftsbriefen ist die Verwendung eines falschen Briefformats. [1] Innerhalb dieses Formats gibt es einige Optionen, aber zum größten Teil wird dies so gemacht.

    Ganz oben in Ihrem Brief sollten Ihre Kontaktinformationen stehen: Name, Firma (falls zutreffend), Adresse und Telefonnummer. Einige Leute geben hier auch ihre E-Mail-Adresse an.

    Als nächstes folgen das Datum und die Kontaktinformationen der Person, die Sie schreiben: Name, Firma und Adresse.

    Dann wird es eine Begrüßung geben - normalerweise etwas in der Art von „Sehr geehrter Herr / Frau. Jones." Der Hauptteil des Briefes folgt, dann ein Abschluss (Mit freundlichen Grüßen, Best, was auch immer Sie möchten) und ein paar leere Zeilen, gefolgt von Ihrer getippten Unterschrift. Wenn Sie den Brief ausdrucken, können Sie ihn mit Tinte signieren.

    Sobald Sie das Format festgelegt haben, kann der Inhalt immer noch etwas schwierig sein. Unabhängig davon, ob Sie ein Kündigungsschreiben oder ein Empfehlungsschreiben schreiben, können Sie einige Grundregeln befolgen. Hier sehen Sie 10 verschiedene Arten von Geschäftsbriefen, die Sie möglicherweise schreiben müssen, [2] das jeweilige Briefformat und ein Beispiel, das Sie als Vorlage verwenden können.

    Beschwerdebrief: Enttäuschung ausdrücken

    Eine Möglichkeit, Ihre Enttäuschung über eine Erfahrung formell auszudrücken, einen schlechten Kundenservice zu melden oder einem Unternehmen mitzuteilen, dass seine Produkte nicht den Erwartungen entsprechen.

    Einige Tipps:

    • Sei nicht emotional oder wütend. Geben Sie einfach die Fakten an.
    • Seien Sie herzlich, professionell und kurz. Lassen Sie sie wissen, was passiert ist und was sie tun sollen, um es richtig zu machen.
    • Geben Sie ihnen zum Schluss eine Frist, um zu antworten, bevor Sie einen externen Mediator oder Anwalt hinzuziehen.

      Anpassungsschreiben: Erklären und entschuldigen Sie

      Wenn Sie sich auf der geschäftlichen Seite eines Beschwerdebriefs befinden, müssen Sie mit einem eigenen Brief antworten. Ein guter Anpassungsbrief kann Ihnen helfen, einen treuen Kunden zu halten. Ein schlechtes könnte sich wie ein Lauffeuer im Internet verbreiten.

      Einige Tipps:

      • In den meisten Fällen möchten Sie sich tatsächlich dafür entschuldigen, dass Ihr Unternehmen die Erwartungen nicht erfüllt hat.
      • Lassen Sie sie wissen, was Sie tun, um es richtig zu machen, oder erklären Sie, warum Sie nicht das tun, was der Kunde bei Bedarf verlangt hat.
      • Seien Sie professionell, präzise, ​​freundlich und entschuldigend.

        Verkaufsbriefe: Sensibilisierung und Produktförderung

        Briefe, die geschrieben werden, um Unternehmen zu werben, sind nach wie vor wichtig, um potenzielle Kunden für Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte / Dienstleistungen zu sensibilisieren.

        Einige Tipps:

        • Fassen Sie sich kurz.
        • Machen Sie es über sie, aber nicht über Sie oder Ihr Unternehmen.
        • Aufruf zum Handeln, sagen Sie ihnen, was zu tun ist und wie es zu tun ist.
        • Falls gewünscht, können Sie auch Ihre nächsten Schritte oder Folgeaktionen angeben.

          Anfragebrief: Informationen einholen

          Schreiben Sie diese Art von Brief, wenn Sie Informationen suchen, z. B. eine Interviewanfrage, eine Anfrage nach einem Katalog oder eine Anfrage nach einem öffentlichen Dokument.

          Einige Tipps:

          • Seien Sie genau und kurz; Machen Sie es der Person leichter, die nachverfolgen kann, was Sie für Sie benötigen.
          • Das Bereitstellen von Kontext und Hintergrund kann hilfreich sein, aber nicht die ganze Geschichte, warum Sie ein Dokument benötigen.
          • Seien Sie höflich und zeigen Sie Ihre Dankbarkeit.
          • Wenn Sie nach der Möglichkeit einer Arbeit fragen, verwenden Sie das Anschreibenformat.

            Bestätigungsschreiben: Geben Sie die empfangene Nachricht an

            Bestätigungsschreiben weisen darauf hin, dass Sie etwas erhalten haben (z. B. eine Stellen- oder Stipendienbewerbung oder Verkaufsunterlagen), aber noch nicht unbedingt Maßnahmen ergriffen haben.

            Einige Tipps:

            • Seien Sie kurz.
            • Wenn es Informationen gibt, die jede Person, die Informationen gesendet hat, wissen muss, z. B. wann eine Entscheidung über die Einstellung einer Stelle getroffen wird, schließen Sie diese ebenfalls ein.
            • Es kann verwendet werden, um jemandem für seine Spende zu danken, also fügen Sie dem Brief alle Anhänge bei.

              Anerkennungsschreiben für jeden Anlass | Template.net

              Follow-up-Brief: Anstupsen und Erinnern

              Ein Follow-up-Brief ist eine Art Anstoß für die Leute, um sicherzustellen, dass sie einen Anfangsbrief erhalten haben, und um sie daran zu erinnern, was sie tun sollen. Sie werden häufig nach einem Verkaufsbrief, einem Einführungsschreiben oder einem Informationsanforderungsschreiben verschickt.

              Einige Tipps:

              • Erinnern Sie den Empfänger kurz daran, wer Sie sind, was und wann Sie es angefordert haben.
              • Geben Sie die Frist an, wenn dies bei der ersten Notiz nicht der Fall war.
              • Fügen Sie zur Erinnerung einen Aufruf zum Handeln hinzu.

                Folgevorlagen aller Art | Schreiben Sie Express

                Bestellschreiben: Bestellen Sie

                Eine formelle Möglichkeit, eine Bestellung aufzugeben.

                Einige Tipps:

                • Seien Sie präzise und präzise.
                • Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen angeben, die eine Person benötigen würde, um eine Bestellung für Sie aufzugeben.
                • Geben Sie alle Versandinformationen und Zahlungsmethoden an.
                • Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit.
                • Geben Sie Kontaktinformationen für die Nachverfolgung an.

                  Anschreiben: Stellen Sie sich für einen Job vor

                  Ein Anschreiben ist eine Möglichkeit, sich vorzustellen, insbesondere wenn Sie sich für eine Stelle bewerben.

                  Einige Tipps:

                  • Erwähnen Sie den Job, für den Sie sich bewerben, ganz vorne. Sie müssen nicht ausgefallen sein.
                  • Behandeln Sie nur einige relevante Punkte in Ihrem Lebenslauf, insbesondere alle damit verbundenen Erfahrungen.
                  • Denken Sie daran, auch Ihre Soft Skills (z. B. Kommunikationsfähigkeiten, Führungsqualitäten) zu erwähnen.
                  • Geben Sie Kontaktinformationen an und stellen Sie sich für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung, die der Personalchef möglicherweise hat.