8 Grundlegende Projektmanagementfähigkeiten für produktive Arbeit

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    Jeder Projektmanager hat seine Stärken und Schwächen. Um jedoch wirklich produktiv zu sein, müssen Sie über eine Mischung aus Projektmanagementfähigkeiten verfügen, die anpassungsfähig und für jede Situation bereit sind.

    Kein Projekt ist jemals das gleiche, insbesondere wenn Sie in jedem Moment mit verschiedenen Stakeholdern, Teammitgliedern, Dritten und neuen Herausforderungen zusammenarbeiten.

    Projektmanager und Mitarbeiter aller Art müssen schnell lernen und anpassungsfähig sein. Daher ist es wichtig, dass Sie nicht nur über diese Projektmanagementfähigkeiten verfügen, sondern auch ständig daran arbeiten, wie Sie sie verbessern können. [1]

    Mit diesen wesentlichen Projektmanagementfähigkeiten können Sie produktiv und professionell arbeiten. Sie helfen Ihnen nicht nur persönlich, sondern auch bei der Verbesserung eines Teams und letztendlich des Projekts selbst.

    1. Planung

    Wenn Sie kein guter Planer sind, werden Sie nicht sehr produktiv sein.

    Planung ist alles im Projektmanagement, da sie alle Verantwortlichkeiten des Projektmanagers umfasst, vom Projektplan über das Risikomanagement, das Budget bis hin zu Ihrer Zeit und der Ihrer Umgebung.

    Sie müssen in der Lage sein, die richtige Planungsebene zur richtigen Zeit und mit den richtigen Personen durchzuführen. Ein Projektmanager, der das Team immer zusammenruft, um einen neuen Plan zu erstellen, wird schnell das Vertrauen des Teams verlieren, das die Arbeit erledigen möchte.

    Ein Projektmanager muss beurteilen können, wann und wie weit im Detail geplant werden muss, im Gegensatz zur kurzfristigen Planung, mit der Sie den Plan schrittweise anpassen können.

    In der Lage zu sein, ein Gleichgewicht zwischen den Details der langfristigen Planung und der kurzfristigen inkrementellen Planung zu erreichen, ist eine Fähigkeit für sich. Sobald Sie in der Lage sind, das Team in einen natürlichen Ablauf der inkrementellen Planung zu bringen, der die für das Risikomanagement und das Abhängigkeitsmanagement erforderlichen Arbeiten abdeckt, sind Sie als Projektmanager am richtigen Ort.

    Wenn das Team in diesen Fluss eintritt, ist es am produktivsten.

    Ein guter Planer zu sein, erfordert auch Kenntnisse im Aufgabenmanagement, denn wenn Sie nicht produktiv sind, wird sich die Arbeit stapeln.

    Ein Projektmanager, der seine Aufgaben gut verwalten kann, weiß, woran er wann arbeiten muss. Die Konzentration auf das, was wichtig ist und nicht auf das, was dringend erscheint, bringt den höchsten Wert für das Projekt.

    2. Anpassungsfähigkeit

    Als Projektmanager ist eine der entscheidenden Fähigkeiten die Fähigkeit, sich an die aktuelle Situation oder Umgebung anzupassen [2]. Während eines geschäftigen Projekts ist kein Tag derselbe, daher müssen Sie auf alles vorbereitet sein, was auf Sie zukommt.

    Dies kann eine Richtungsänderung des Projekts sein, wenn Teamkollegen von einem Stakeholder kranke Fragen zum Projekt auf der linken Seite stellen oder gebeten werden, in letzter Minute ein Update vorzulegen.

    Sie müssen damit rechnen, dass etwas passiert, das Sie nicht geplant haben, damit Sie es in diesem Fall ruhig verstehen und dann die entsprechenden Maßnahmen ergreifen können.

    Im Projektmanagement werden Sie normalerweise nicht danach beurteilt, was gerade passiert ist, sondern danach, was Sie als Nächstes getan haben, um eine Lösung für diese Situation zu finden.

    Seien Sie auch bereit, Ihre tägliche Präsentation und Kommunikation anzupassen. Beispielsweise unterscheidet sich die Art und Weise, wie Sie mit einem Teamkollegen sprechen, wahrscheinlich stark von der Art und Weise, wie Sie mit einem CEO, Finanzkontrolleur oder dem Stakeholder des Projekts sprechen.

    3. Problemlösung

    Wenn Sie ein Projektmanager sind, erwartet jeder, dass Sie alle Antworten haben. Es kann ziemlich entmutigend sein, da Sie nie alles oder so viel wie ein Teamkollege über seine jeweilige Aufgabe oder Expertise wissen können.

    Von Ihnen wird erwartet, dass Sie Probleme für jeden Aspekt des Projekts lösen können. Dies kann ein Problem sein, z. B. ein zu schnelles Budget, Teamkonflikte, anspruchsvolle Kunden oder Projektverzögerungen.

    Um ein großartiger Problemlöser zu sein, benötigen Sie über das gesamte Projekt hinweg genügend Fachwissen, um herauszufinden, wo das Problem wirklich liegt. Sie können dann auch verschiedene Problemlösungstechniken verwenden, um diese Probleme zu lösen.

    Als Projektmanager müssen Sie dem Problem immer einen Schritt voraus sein, da Sie darüber nachdenken müssen, wie sich dies auf das Gesamtprojekt auswirkt. Dieser systemorientierte Ansatz zur Problemlösung ist eine wichtige Fähigkeit, die entwickelt werden muss, da Sie ein Problem nicht beheben möchten, wenn es nur an anderer Stelle ein anderes verursacht.

    4. Kommunikation

    Sie müssen als Projektmanager ein klarer und direkter Kommunikator sein, egal ob mündlich oder schriftlich, wenn Sie mit verschiedenen Teamrollen und Stakeholdern arbeiten, die alle unterschiedliche Dienstalter haben.

    Der Schlüssel zu einem hervorragenden Kommunikator besteht darin, die Freigabe zu vereinfachen, damit das Teammitglied, der Kunde oder der Manager diese Informationen an Bord nehmen und darauf reagieren können.

    Der Projektmanager ist da, um den richtigen Informationsfluss zu den richtigen Personen und zur richtigen Zeit zu gewährleisten.

    Die richtigen Informationen können auch die Menge an Informationen für den Empfänger bedeuten, da ein Bericht für einen CEO möglicherweise auf hoher Ebene und kurz sein muss, ob dies schriftlich oder mündlich ist, da sie normalerweise zeitarm sind.

    Ein Update für Ihren Manager erfordert jedoch möglicherweise Details, da er mehr Kontext benötigt, damit er helfen und beraten kann.

    Konsistenz ist auch für die Kommunikation in Ihrem Projekt von entscheidender Bedeutung, da andere Teammitglieder, Manager oder Kunden dann ihre Kommunikationspläne und Aktualisierungen für die von Ihnen bereitgestellten Informationen erstellen.

    Die Tage, an denen Sie bestimmte Aspekte Ihres Projekts kommunizieren, müssen konsistent sein, damit dies möglich ist.

    Sie müssen auch in der Lage sein, eine gut geschriebene Kommunikation bereitzustellen, die in Form von E-Mails, Berichten oder Präsentationen erfolgen kann.

    Wenn Ihre Schreibfähigkeiten fehlen, ist dies das gleiche Problem, als wenn Sie nicht gut verbal kommunizieren können: Die Empfänger verstehen entweder nicht vollständig, was Sie teilen, oder sie vertrauen ihm nicht.

    5. Offenheit für das Lernen

    Der beste Weg, als Projektmanager zu lernen, besteht darin, am Arbeitsplatz zu arbeiten oder zu lernen, wie es manchmal beschrieben wird. Leider ist es für viele von uns schwierig, am Arbeitsplatz zu lernen, da wir normalerweise am meisten durch unsere Fehler lernen.

    Fehler als Projektmanager werden passieren, und es ist die Art und Weise, wie Sie mit ihnen umgehen und von ihnen lernen, die Sie zu einem großartigen Projektmanager machen.

    Rückblick ist für Sie und Ihr Projektteam ein wichtiger Bestandteil der Selbstentwicklung und -bewertung.

    Sie müssen in der Lage sein, regelmäßig einen Schritt zurückzutreten und sich anzusehen, was gut funktioniert hat, was nicht und was Sie daraus gelernt haben.

    Sie können dies durch individuelle Journaling- und Team-Retrospektiven tun. Journaling ist eine natürliche Methode, um Ihre Gedanken, Lehren und Handlungen jederzeit festzuhalten.

    Es ist wichtig, immer ein Tagebuch bei sich zu haben. Es kann die Form eines Notizblocks oder eines digitalen Werkzeugs haben. Erfassen Sie Ihr Lernen so nah wie möglich an dem Zeitpunkt, an dem die Situationen eintreten. Auf diese Weise können Sie es in Zukunft wieder verwenden.

    Die Erleichterung von Retrospektiven ist der erste Schritt, um als Team zu lernen. Dann muss der Projektmanager diese Verbesserungen nachträglich unterstützen und darauf reagieren. Dies hilft dabei, die Moral des Teams zu stärken und das Vertrauen in Sie als Projektmanager zu stärken, während Sie dem Team bei der Entwicklung helfen.

    6. Risikobewusstsein

    Risikobewusst zu sein [3] bedeutet, dass Sie darüber nachdenken müssen, was bei einem Projekt schief gehen könnte, nicht in einem besorgten und stressigen Zustand, sondern in einem fokussierten und kontrollierten Zustand.

    Sie müssen regelmäßig darüber nachdenken, wie eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmter Workstream in einigen Wochen aussehen wird und wie Sie sicherstellen können, dass das Team so produktiv wie möglich ist. Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, was sie daran hindern könnte, mit einer Aufgabe, einem Kunden, einem Tool oder einem anderen Teammitglied zu arbeiten.

    Wie bei der allgemeinen Projektplanung müssen Sie beim Risikomanagement das richtige Gleichgewicht zwischen kurz- und langfristigen Risiken finden.

    Ein Risiko, das das Projekt in 6 Monaten treffen könnte, erfordert nicht, dass das gesamte Team Tools herunterfährt und daran arbeitet, wie es heute gemindert werden kann. Es ist jedoch wichtig, ein Risiko einzuplanen, das sich wahrscheinlich in ein oder zwei Wochen auf das Team auswirkt.

    Risikomanagement ist nicht nur für den Projektmanager. Es ist eine Teamsache. Ein Projektmanager wird nicht in der Lage sein, über jedes Risiko nachzudenken oder es zu mindern. Das Team muss dies unterstützen, um die Produktivität auf ganzer Linie zu steigern.

    Der Projektmanager kann Planungsgespräche oder Statusbesprechungen mit folgenden Fragen prüfen und erleichtern.

    • Ist das eine Annahme?
    • Gibt es irgendetwas, das Sie daran hindern könnte, diese Aufgabe zu erledigen?
    • Kann ich etwas tun, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie zur Erledigung der Aufgabe benötigen?

      Diese Art von Fragen hilft, wenn sie regelmäßig gestellt werden, nicht nur beim Risikomanagement, sondern im Laufe der Zeit beginnt das Team, die Antworten zu geben, ohne gefragt zu werden.

      7. Kommerzielles Bewusstsein

      Sie müssen die kommerziellen Aspekte Ihres Projekts sowie die Funktionsweise des Budgets im breiteren Kontext Ihres Unternehmens verstehen.

      Wenn Sie ein detailliertes Verständnis der Kommerzialität haben, können Sie komplizierte Gespräche beschleunigen oder vermeiden, wenn es um eine mögliche Änderung des Budgets geht.

      Wenn Sie wissen, was mit dem Budget geschehen kann und was nicht, sparen Sie, Ihr Team und Ihr Finanzkontrolleur auf lange Sicht Zeit.

      Betrachten Sie das folgende Beispiel.

      Das Team fordert ein neues Testkit an, da es weiter fortgeschritten ist als das, das Sie derzeit haben. Sie verstehen die Vorteile, wissen aber genau, wie viel Geld das Projekt für externe Geräte ausgeben kann und warum dieses Budget festgelegt wurde.

      Anstatt das Gespräch zu verlängern oder mit Ihrem Finanzkontrolleur zu sprechen, können Sie Ihrem Team die Gründe erklären, warum es nicht gekauft werden kann, und ihm andere Optionen geben.

      Es ist leicht, im Alltag eines Projekts hängen zu bleiben und der Verwaltung des Budgets nicht genügend Aufmerksamkeit zu schenken. Das Budget ist eine wichtige Komponente eines Projekts, da es möglicherweise nicht als Erfolg gewertet wird, wenn Sie keinen Gewinn erzielen oder die Rentabilität nicht aufrechterhalten.

      Ein Projektmanager muss in der Lage sein, den Plan auszugleichen und gleichzeitig das Budget zu verwalten. Wenn Sie das Budget verstehen, können Sie Entscheidungen schneller und sicherer treffen, wenn Sie mit Ihrem Manager und Ihren Stakeholdern sprechen.

      8. Erleichterung

      Gute Moderation kann der Unterschied zwischen einem produktiven und unterhaltsamen Meeting und dem Verlassen des Meetings mit allen sein, die frustriert sind, weil sie keine Fortschritte erzielt haben.

      Moderationsfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, die besten Ideen aus einem Team herauszuholen, da ein engagiertes Teammitglied höchstwahrscheinlich das Wort ergreifen wird.

      Hervorragende Moderation hilft auch dabei, herauszufinden, warum Probleme durch gemeinsame Diskussionen auftreten.

      Hervorragende Moderationsfähigkeiten sind eine Sache, die Sie benötigen, wenn Sie ein Projekt ausführen, aber das Verständnis Ihres Teams ist eine andere. Sie müssen in der Lage sein, die Beziehungen innerhalb des Projektteams zu verwalten und in einigen Fällen mit Konflikten umzugehen.

      Ein Projektmanager muss gut mit Menschen umgehen können, um ihre Bedenken, Stärken und Schwächen verstehen und erkennen zu können.

      Bei alledem müssen Sie in der Lage sein, nicht nur die Teamdynamik, sondern auch die verschiedenen Arten von Teambesprechungen wie Planungsworkshops und Projektüberprüfungen zu vereinfachen.

      Bei der Moderation geht es nicht nur darum, wie Sie einen Workshop leiten und mit Konflikten umgehen. Als Projektmanager müssen Sie auch Empathie zeigen und ruhig mit Ihnen umgehen, insbesondere in Stresssituationen.

      Jedes Teammitglied hat eine andere Geschichte. Wenn Sie also ein Verständnis für seine Situation zeigen, können Sie das Projekt nicht nur nach Zahlen und Aufgaben, sondern auch nach Persönlichkeitstyp verwalten.

      Das Endergebnis

      Die kontinuierliche Verbesserung, Anpassung und Verbesserung dieser Projektmanagementfähigkeiten ist der Schlüssel, um nicht nur ein großartiger, sondern auch ein produktiver Projektmanager zu werden.