8 Zeitmanagementstrategien für vielbeschäftigte Personen

Mark Pettit ist ein Business Coach für ehrgeizige Unternehmer und Unternehmer, die mehr erreichen wollen, indem sie weniger arbeiten. Lesen Sie das vollständige Profil

  • Teilen
  • Pin it
  • Tweet
  • Teilen
  • E-Mail

    In den 25 Jahren, in denen ich in Unternehmensumgebungen gearbeitet und Unternehmer gecoacht habe, haben die Menschen immer versucht, ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern.

    Als Trainer kommen die Leute oft zu mir, weil sie das Gefühl haben, nicht genug Zeit zu haben, um jeden Tag alles zu erreichen, was sie wollen. Sie sind beschäftigt, arbeiten aber nicht an den Dingen, die ihnen große Freude bereiten oder einen echten Einfluss auf ihr Geschäft und ihr Leben haben.

    Den ganzen Tag in ständiger Aktion zu sein, ist die Norm. Sie stecken in einem endlosen Kreislauf von Geschäftigkeit und füllen die Zeit mit Aufgaben.

    Eines der Dinge, die mir bei der Arbeit aufgefallen sind, ist, dass dadurch die Menschen nicht produktiver oder kreativer werden. Tatsächlich führt dies zu mehr Komplikationen und Komplexität.

    Der Umgang mit E-Mails, das Besuchen zahlreicher Besprechungen, das Multitasking und das Arbeiten an Aktivitäten mit geringem Wert ist oft nicht die beste Verwendung Ihrer Zeit.

    Was wäre, wenn es eine andere Art gäbe, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Zeit verwalten? Wünschen Sie sich, Sie könnten Ihre Zeit effektiver verwalten und jeden Tag mit dem Erreichten zufrieden sein?

    Es gibt einige einfache Zeitmanagementstrategien, mit denen vielbeschäftigte Menschen effektiver und produktiver werden und mehr der wichtigsten Dinge erledigen können.

    Nachfolgend finden Sie 8 Zeitmanagementstrategien, die vielbeschäftigte Menschen derzeit implementieren können, um ihr Leben zu vereinfachen und ihre Einstellung zum Zeitmanagement zu ändern.

    1. Machen Sie ein Zeitaudit

    Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Zeit übernehmen möchten, müssen Sie zunächst verstehen, wie Sie Ihre Zeit gerade verbringen.

    Sie können keine Änderungen vornehmen, bis Sie Klarheit darüber haben, wo Sie sich befinden und was funktioniert und was nicht?

    Diese Prüfung gibt Ihnen einen Überblick über den Wert, den Sie schaffen, und die Ergebnisse, die Sie liefern, während Sie in jedes Projekt oder jede Aufgabe investieren. Es wird Ihnen helfen, alles zu vereinfachen, sodass Sie sehr schnell verstehen können, ob Sie Ihre Zeit produktiv nutzen oder nicht.

    Wenn meine Coaching-Kunden ein Zeitaudit durchführen, tun sie dies normalerweise sieben Tage lang, und ich würde Ihnen dasselbe empfehlen.

    So führen Sie ein Zeitaudit durch
    1. Holen Sie sich ein leeres Stück Papier
    2. Setzen Sie ein Datum oben
    3. Zeichnen Sie drei Linien auf der Seite
    4. Titel der ersten Spalte "High Value Work"
    5. Titel der zweiten Spalte „Gute Arbeit“
    6. Titel der dritten Spalte "Low Value Work"

      High Value Work ist Arbeit, die Sie gerne machen und in der Sie großartig sind. Es ist die Arbeit, die die größten Ergebnisse liefert.

      Gute Arbeit ist Arbeit, die Ihnen Spaß macht. Es liefert gute Ergebnisse, ist aber eine Arbeit, die sich oft wiederholt und die jemand anderes genauso gut oder besser machen kann

      Low Value Work begeistert Sie nicht und frustriert Sie wahrscheinlich. Es liefert keine großartigen Ergebnisse, senkt Ihr Energieniveau und kann gestoppt oder an andere weitergegeben werden.

      Ordnen Sie es für jedes Projekt oder jede Aufgabe, die Sie ausführen, einer der drei Spalten mit dem Namen der Arbeit und der aufgewendeten Zeit zu.

      Addieren Sie am Ende der 7 Tage die Zeit, die Sie in jeder Spalte und in jedem Projekt verbracht haben.

      Ich bevorzuge Papier, aber Sie können auch ein Werkzeug wie Umschalten oder Ernten verwenden.

      Dies kann eine Übung zum Öffnen der Augen sein. Suchen Sie am Ende des Audits nach Möglichkeiten, um Ihre Zeit zu verbessern. Fragen Sie sich, wie Sie mehr Zeit mit hochwertiger Arbeit verbringen können, die die größte Wirkung erzielt, mehr Freude bringt und die gewünschten Ergebnisse liefert.

      2. Zeitmanagementziele festlegen

      Ohne eine klare Vision oder Ziele kann es leicht werden, zu driften, den Fokus zu verlieren und abgelenkt zu werden.

      Indem Sie Klarheit darüber schaffen, wo Sie sich gerade befinden und wohin Sie möchten, können Sie Ihre Zeit viel einfacher auf die hochwertigen Aktivitäten konzentrieren, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können.

      Durch die Festlegung spezifischer, messbarer Ziele können Sie klar identifizieren, wie Ihre ideale Zukunft aussieht, und einen Plan und einen Weg erstellen, um dorthin zu gelangen.

      Mit dieser Klarheit können Sie alles vereinfachen. Sie sind sich über Ihr Ziel im Klaren und wissen, wie Sie Ihre Zeit, Ressourcen und Mitarbeiter am besten verwalten können, um dorthin zu gelangen.

      Wenn Sie verstehen, was Sie am besten können und was die größte Wirkung erzielen kann, erhalten Sie mehr Klarheit darüber, wie Sie Ihre Zeit am besten nutzen und wer Ihnen sonst noch dabei helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.

      Wenn Sie Ihre Zeit beherrschen, geht es teilweise darum, welche Änderungen Sie vornehmen können. Es geht auch darum, wer Ihnen helfen kann, noch effektiver zu werden.

      Das Setzen von Zielen kann Ihnen die Willenskraft und Motivation geben, in die richtige Richtung voranzukommen, Zeit zu sparen und Geschäftigkeit und Aufschub zu reduzieren.

      Legen Sie Ziele für jeden Zeitraum von 90 Tagen fest und überprüfen Sie Ihre Leistung am Ende dieses Zyklus. Überprüfen Sie, was funktioniert hat und welche Durchbrüche Sie erzielt haben. Richten Sie dann Ihre nächsten 90-Tage-Ziele ein.

      Weitere Informationen zum Festlegen von Zielen, um Dinge zu erledigen, finden Sie in diesem Artikel: 17 Tipps zum Festlegen von Zielen, um mehr zu erreichen

      3. Delegieren und auslagern

      Wenn Sie ein Zeitaudit durchführen, wissen Sie genau, wo Sie gerade Ihre Zeit verbringen und für welche Aktivitäten.

      Der Schlüssel zu einer effektiven Delegierung besteht darin, Ihre einzigartigen Stärken und den größten Wert, den Sie schaffen, zu verstehen und herauszufinden, wie Sie immer mehr Zeit für diese Arbeit aufwenden können.

      Manchmal haben wir das Gefühl, dass wir die einzigen sind, die die Arbeit erledigen können. Deshalb halten wir an Aufgaben fest, die uns nicht gefallen, und erzählen uns von den Dingen, die wir am besten können.

      Wir können alle Stunden zurückbekommen, indem wir besser und produktiver arbeiten. Arbeit, die wir wirklich gerne machen.

      Anstatt darüber nachzudenken, wie Sie alles in Ihren Zeitplan einfügen können, sollten Sie überlegen, wer die Personen sind, die Projekte und Aufgaben übernehmen können.

      Überlegen Sie, wo Ihre kreative Energie und Ihre einzigartigen Fähigkeiten am besten eingesetzt werden können.

      Ein CEO eines Reisebüros, mit dem ich zusammengearbeitet habe, kam 15 Stunden pro Woche zurück, indem er einfach einen Assistenten anstellte, der mit ihr zusammenarbeitete. Sie konnte mehr Zeit damit verbringen, die Dinge zu tun, die sie am besten und am liebsten tat. Dies beinhaltete das Gewinnen neuer Geschäfte, das Verbringen von Zeit mit ihren Kunden und das Erhalten weiterer Empfehlungen.

      Überlegen Sie sich alle 90 Tage, wie Sie drei Dinge aus Ihrer Liste der Arbeitslisten mit geringem Wert entfernen können, die Sie derzeit frustrieren, ärgern oder feststellen, dass sie keinen wirklichen Wert liefern.

      Denken Sie an drei Dinge aus Ihrer Good Work-Liste, die Sie delegieren oder auslagern können.

      Denken Sie an drei Dinge aus Ihrer High Value-Liste, für die Sie mehr Zeit aufwenden möchten.

      Befolgen Sie diesen Vorgang alle 90 Tage, um sich noch mehr zu befreien und mehr Zeit auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie am besten können, und um Ergebnisse auf höchstem Niveau zu erzielen.

      Diese Anleitung zum Delegieren ist hilfreich für Sie: Sind Sie in die "Busy" -Falle gefallen? Hier ist Ihr Ausweg

      4. Starten Sie die Priorisierung

      Wenn Sie klar und absichtlich wissen, wie Sie Ihre Zeit und Ihre zukünftigen Ziele verbringen möchten, besteht der Schlüssel darin, Ihre Zeit zu priorisieren, um diese Ziele zu verwirklichen.

      Wenn Sie keine Prioritäten setzen, können Sie den Fokus verlieren, abgelenkt werden und zögern. Ihre Zeit wird mit Aktivitäten von geringem Wert gefüllt und Perfektionismus kann sich einschleichen.

      Wenn Sie jeden Tag 20 Dinge auf Ihrer To-Do-Liste haben, haben Sie keine Prioritäten. Wenn Sie eine endlose To-Do-Liste und einen prall gefüllten Posteingang haben, wird sich Ihre Arbeitsbelastung kontinuierlich erhöhen, was zu Überforderung und einem Verlust an Klarheit und Konzentration führt.

      Wenn Sie sehr beschäftigt sind, liegt der Schlüssel zum Zeitmanagement in der Fokussierung und Priorisierung der Aktivitäten, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können.

      Eine einfache Zeitmanagementstrategie besteht darin, maximal fünf Dinge festzulegen, die Sie pro Tag erreichen möchten. Das sind Ihre Prioritäten.

      Wenn Sie es schaffen, sie abzuschließen, können Sie an anderen Dingen arbeiten, aber die fünf, die Sie identifiziert haben, haben Priorität.

      Diese Absicht stellt sicher, dass Sie nicht abgelenkt werden und zu Elementen und Aufgaben übergehen, die nicht auf Ihrer Prioritätenliste stehen.

      In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bessere Prioritäten setzen: So priorisieren Sie in 10 Minuten richtig und arbeiten 10-mal schneller

      5. Machen Sie zuerst das Wichtigste

      Diese Strategie ist einer der Schlüssel zu einem effektiven Zeitmanagement.

      Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie sich fragen:

      "Was ist die Nummer Eins, die ich heute unbedingt erreichen muss?"

      Sobald Sie sich darüber im Klaren sind und sich dazu verpflichten, dieses Ziel zu erreichen, werden Sie wahrscheinlich tatsächlich die Arbeit erledigen.

      Diese Technik verhindert, dass sich Störungen, Ablenkungen und Chaos auf Ihren Tag auswirken.

      Der Grund? Sie haben zu Beginn des Tages eine bewusste Entscheidung getroffen, wenn Ihre Willenskraft stark ist.

      Haben Sie bemerkt, dass Sie im Laufe des Tages immer weniger Willenskraft und Energie haben, um sich zu konzentrieren?

      Machen Sie also zuerst das Wichtigste oder die wichtigsten Dinge.

      Wenn Sie Anrufe mit potenziellen Kunden eingerichtet haben, tun Sie dies am Morgen.

      Wenn Sie eine wichtige Präsentation schreiben müssen, wiederholen Sie dies am Morgen.

      Multitasking nicht. Konzentrieren Sie sich jeweils auf ein Projekt und arbeiten Sie daran, bis es abgeschlossen ist.

      Was auch immer Ihre wichtigste Sache ist, wenn Sie diese Sache zuerst tun, werden Sie nie einen Tag haben, an dem Sie etwas Wichtiges nicht erledigt haben.

      Wenn Sie dieser einfachen Zeitmanagementstrategie folgen, haben Sie normalerweise einen sehr produktiven Tag.

      Manchmal müssen Sie möglicherweise nicht mehr oft sagen, ob die Dinge keine Priorität haben oder nicht zu Ihren Zielen passen. Wie? In diesem Artikel lernen Sie, Nein zu sagen: Die sanfte Kunst, Nein zu sagen

      6. Erstellen Sie die perfekte Morgen- und Abendroutine

      Wenn Sie körperlich und geistig auf höchstem Niveau arbeiten, werden Sie weitaus fokussierter und produktiver.

      Wenn Sie Ihre perfekte Morgenroutine erstellen, erhalten Sie den klaren Fokus und die Energie, um Ihre wichtigsten Prioritäten für den Tag zu erfüllen.

      Wenn Sie können, verbringen Sie 60 bis 90 Minuten damit, jeden Tag einen Hochleistungstag einzurichten, indem Sie sich auf das konzentrieren, was Sie erreichen möchten.

      Frühstücken, lesen, meditieren, spazieren gehen - was auch immer für Sie am besten funktioniert. Legen Sie dann Ihre Prioritäten für den Tag fest und legen Sie diese klar.

      Worauf möchten Sie sich konzentrieren? Machen Sie das zuerst, bis es fertig ist. Dies erfordert Engagement und Beständigkeit.

      Es mag schwierig sein, damit zu beginnen, aber genau wie im Fitnessstudio kann es mit der Zeit einfacher werden, wenn Sie anfangen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

      Wenn Sie Ihre Produktivität verdoppeln und Ihre Zeit maximieren möchten, erstellen Sie eine Abendroutine, um Ihre Morgenroutine zu unterstützen.

      Geben Sie sich am Ende eines jeden Tages 15 Minuten Zeit, um über den Tag nachzudenken. Schreiben Sie 3 Dinge auf, die an diesem Tag großartig waren. Dies könnte sein, einen neuen Kunden zu gewinnen, ein großartiges Meeting, positive Kommentare zu Ihrer Arbeit. Alles, was Sie positiv und selbstbewusst fühlen lässt. Mit dieser Strategie sind Sie auch dankbar für das, was Sie erreicht haben.

      Schreiben Sie dann die 3-5 Dinge, die Sie am nächsten Tag erreichen möchten, in der Prioritätsreihenfolge auf. Dies stellt sicher, dass am nächsten Morgen alles frisch in Ihrem Kopf ist, und schafft eine selbstbewusste Denkweise.

      Um dieser Strategie eine weitere Ebene hinzuzufügen, verbringen Sie 30 Minuten an einem Sonntag damit, Ihre wichtigsten Prioritäten für die kommende Woche festzulegen.

      7. In Zeitblöcken arbeiten

      Wenn Sie es ernst meinen, mehr Kontrolle über Ihre Zeit zu erlangen, mehr Freiheit zu erfahren und Stress- und Überwältigungsgefühle zu überwinden, dürfen Sie keine Multitasking-Aufgaben ausführen.

      Arbeiten Sie stattdessen in bestimmten Zeitabschnitten an Ihren vorrangigen Projekten. Wechseln Sie nicht zwischen Aufgaben oder Projekten.

      Ich arbeite nach dem 60/60/30-Prinzip, arbeite in 50-minütigen Abschnitten und mache dann die ersten beiden Abschnitte eine 10-minütige Pause, bevor ich 30 Minuten zum Lesen, Gehen oder Meditieren nehme.

      Diese Strategie kann dazu beitragen, Ihre Energie den ganzen Tag über aufrechtzuerhalten und Ihnen ein echtes Erfolgserlebnis zu vermitteln, wenn Projekte abgeschlossen werden.

      Viele Leute verwenden die Pomodoro-Technik, um ihre Zeit zu verfolgen, aber Sie können einfach die Timer-Funktion Ihres Telefons verwenden.