9 Tipps zum Multitasking-Management zur Verbesserung Ihrer Produktivität

Der Gründer von Groundswell Digital Marketing unterstützt Unternehmer beim Wachstum ihres Geschäfts durch für Sie erstelltes Content-Marketing. Lesen Sie das vollständige Profil

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    Wenn Sie hungrig sind, zu wachsen, sich auszudehnen und tief im Leben zu trinken, möchten Sie so produktiv wie möglich sein. Und mit so vielen Möglichkeiten, tief im Leben zu trinken, können wir unserem Teller viel hinzufügen. Geben Sie das Multitasking-Management ein, das Ihre Produktivität verbessert.

    Es beginnt ganz harmlos mit inspiriertem Handeln und dem Willen, das zu erreichen, aufzubauen und zu erfüllen, was in unserem Herzen oder Verstand zu schaffen ist. Wenn wir jedoch nicht aufpassen, wird es schnell zu Arbeit und verzögerten Ergebnissen und nicht zu der Produktivität, die wir zu schaffen glaubten.

    Lassen Sie uns klarstellen, was wir unter Multitasking verstehen, bevor wir uns mit den Tipps zur Verbesserung Ihrer Produktivität befassen. Das gleichzeitige Verwalten mehrerer Aufgaben beeinträchtigt die Produktivität. Und Ihr Streben nach mehr Produktivität hängt davon ab, wie gut Sie sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren können. Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe ablenken, dauert dies nur länger.

    In The One Thing von Milliardär Gary Keller sagt er

    „Außergewöhnlicher Erfolg ist sequentiell und nicht gleichzeitig.“

    Sie müssen sich auf die wenigen wichtigen Aufgaben konzentrieren, nicht auf die trivialen vielen, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen.

    Lassen Sie uns also zustimmen, dass wir unter "Multitasking" die vielen Aufgaben verstehen, die Sie erledigen müssen, und nicht gleichzeitig. In diesem Artikel geht es darum, wie wir die vielen Aufgaben, die wir zu erledigen haben, so verwalten, dass wir unsere Produktivität sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht verbessern, damit wir das Leben führen können, das wir uns vorgestellt haben.

    1. Passen Sie Ihre Erwartungen an

    Ich habe festgestellt, dass je mehr Projekte ich übernehme, desto mehr Aufgaben muss ich verwalten. Das klingt offensichtlich, ist aber eine kritische Unterscheidung. Die meisten Menschen nehmen viel zu viel auf sich und haben unmögliche Erwartungen, dass sie alles schaffen können.

    Mit jedem Projekt kommen mehr Details, als wir vorhersagen können. Wenn Sie nicht aufpassen, übernehmen Sie zu viele Projekte, die Sie in Aufgaben begraben, auf deren Verwaltung Sie keine Hoffnung haben.

    Ich habe das eine Tonne in meinen Zwanzigern gemacht. Es war aufregend, von allem zu träumen, was ich wollte. Ich habe mich mit einer Handvoll Ideen beschäftigt und bin dann zum nächsten übergegangen, wenn ich nicht die gewünschten Ergebnisse gesehen habe. Von außen sah es vielleicht so aus, als wäre ich "Multitasking", aber ich kam nicht dahin, wo ich hin wollte.

    Der Nachteil bei all diesen Ideen war, dass ich mich als jemanden sah, der kein Ergebnis erzielen konnte. Es untergräbt Ihr Vertrauen, wenn Sie eine Menge Projekte übernehmen und dann keines von ihnen an den Ort verschieben können, an dem Sie sie sich vorgenommen haben.

    Dieser erste Tipp ist also sehr wichtig, da er sich auf Ihre Fähigkeit auswirkt, alle anderen Aufgaben zu verwalten, die Sie auf Ihren Teller legen. Wählen Sie mit Bedacht aus.

    2. Wählen Sie mit Bedacht

    Sie können nicht alles tun. Du weißt, dass. Aber was ist die Schwelle für das, was Sie tun können? Es ist viel weniger als Sie denken, was bedeutet, dass Sie die Aufgaben, die Sie übernehmen, mit Bedacht auswählen müssen, um in der Zeit, die Sie geben, so viel wie möglich zu produzieren.

    Beim Start meiner Marketingagentur musste ich die meisten Aufgaben erledigen. Und als unsere Kunden wuchsen, wuchsen auch die Aufgaben, die ich bewältigen musste. Ich habe länger gewartet, als ich Hilfe finden sollte, und dies hat mich während der Zeit, in der ich alle Aufgaben erledigt habe, einen Wachstumsverlust gekostet. Es verursachte auch Stress, der meine Fähigkeit beeinträchtigte, mich zu konzentrieren und als die beste Version von mir selbst aufzutreten. Ich musste die wenigen wichtigen Aufgaben finden, die mein Unternehmen wachsen lassen würden. Ich musste mit Bedacht wählen, wofür ich meine Zeit verbringen würde.

    Sobald Sie die wenigen wichtigen Aufgaben ausgewählt haben, die Sie verwalten werden, müssen Sie entweder Frieden damit schließen, die anderen Aufgaben loszulassen, oder sie an eine andere Person auslagern.

    3. Auslagern

    Mein Unternehmen konzentrierte sich auf die wenigen lebenswichtigen Unternehmen und begann wieder zu wachsen. Ich befand mich in mehr Aufgaben begraben, als ich bewältigen konnte. Dies ist die Natur des Erfolgs.

    Mit steigender Produktivität wächst auch Ihre Aufgabenliste. Es war klar, dass ich mich nicht aus diesem herausmischen und weiter wachsen konnte. Also begann ich, mein Team von Auftragnehmern aufzubauen, an das ich meine wachsende Liste von Details auslagern konnte.

    Dies ist ein wichtiger Tipp, da viele von uns niemals um Hilfe bitten. Wenn wir für jemand anderen arbeiten, ist es leicht zu glauben, dass wir ein besserer Teamplayer sind, wenn wir zeigen können, dass wir alles können.

    Wenn Sie ein eigenes Unternehmen besitzen, können Sie sich leicht vorstellen, dass Sie sich die benötigte Hilfe nicht leisten können. Wir sind also in den Details vergraben und lesen Artikel über Multitasking, in der Hoffnung, dass sie einige Antworten oder Erleichterungen darüber liefern, wie wir in unserem bereits überlasteten Zeitplan mehr erreichen können.

    Das Delegieren und Auslagern an gute Auftragnehmer ist so viel einfacher geworden, dass immer mehr talentierte Leute in die Gig-Economy einsteigen. In meinem Unternehmen nutzen wir Upwork.com täglich. Wir haben auch Fiverr.com und die vielen auf dem Envato-Markt verfügbaren Ressourcen verwendet. Heutzutage müssen Sie nicht mehr alles selbst machen. Es gibt ein ganzes Ökosystem, in das Sie auslagern können, und es kostet viel weniger als Sie denken.

    Darüber hinaus kostet es Sie viel mehr an Produktivitätsverlusten, alles zu schultern und nicht auszulagern. Durch das Outsourcing können Sie sich wieder auf die Verwaltung der Liste der wichtigen Aufgaben konzentrieren, die die Nadel in Richtung Ihres gewünschten Ergebnisses bewegen.

    4. Listenverwaltung

    Ich hatte meine Aktionsgegenstände immer im Kopf, bis sie so voll waren, dass ich sie auf Seiten in meinem Tagebuch oder in der Nähe befindliche Haftnotizen schreiben musste. Aber diese Ideen und Aufgaben gingen mit der Zeit verloren und zwangen mich dazu, auf alles zu reagieren, was sich in meinem Tag zeigte. Reagieren ist kein großartiger Ort, um daraus zu produzieren.

    Ich brauchte eine bessere Möglichkeit, meine wachsende Liste von Aufgaben zu verwalten, damit sie alle an einem Ort waren. Meine Agentur hatte Trello verwendet, um unsere Kundenprojekte zu verwalten, und so beschloss ich, es zu versuchen, um meine Aufgabenliste unterzubringen.

    Trello funktioniert gut, weil es flexibel ist. Sie können das erstellen, was sie "Boards" nennen. Wir haben ein Trello-Board für unsere Tier-1-Kunden und ein separates Board für unsere Tier-2-Kunden. Wir haben ein Trello-Board für alle unsere Leads und ein Trello-Board für Operations. Ich habe auch ein Board für meine eigene Aufgabenliste erstellt.

    Innerhalb eines Boards erstellen Sie "Listen". Einige meiner Mitarbeiter erstellen Listen für Aufgaben rund um die Prioritätsstufe wie "Hohe Priorität", "Mittlere Priorität" und "Niedrige Priorität".

    Ich fand, dass es für mich am besten war, Listen basierend auf der Zeit zu erstellen. Meine Listen sind mit "Heute", "Diese Woche", "Diesen Monat", "Dieses Quartal", "Dieses Jahr" und "Die Zukunft" gekennzeichnet. Ich verschiebe Produkte und Aufgaben in diese verschiedenen Listen hinein und aus ihnen heraus, je nachdem, wann ich mich auf sie konzentrieren muss.

    Ich habe auch eine Liste in meinem Board mit der Aufschrift "Brain Dump" erstellt, in der ich schnell meine Trello-App öffnen, dieses Board öffnen und Ideen oder Aufgaben schnell ausgeben und sie später in die entsprechende Liste ziehen kann.

    In Listen können Sie "Karten" erstellen. Mit Karten können Sie Checklisten, Fälligkeitstermine, Beschreibungen und Kommentare erstellen. Sie können Teammitglieder markieren und farbcodierte Beschriftungen hinzufügen. Obwohl ich nicht alle diese Funktionen in Karten verwende, kann ich meine Gedanken zu einer bestimmten Aufgabe organisieren und weitere hinzufügen, wenn weitere Ideen oder Elemente für diese Aufgabe auftauchen.

    Wenn Sie mehrere Aufgaben verwalten möchten, ist es wichtig, nur einen Ort zum Sammeln, Organisieren und Verwalten all Ihrer Ideen und Aufgaben zu haben.

    Wenn Sie Ihre Aufgabenliste verwalten, werden Sie ähnliche Aktivitäten sehen, die Sie zusammenfassen und in einem "Stapel" ausschalten können.

    5. Batching

    In den ersten Monaten meines Startups habe ich die ganze Zeit alles gemacht. Ich habe nur versucht, alle beweglichen Teile herauszufinden und auf das zu reagieren, was dringend war. Aber als sich die Arbeit häufte, stellte ich fest, dass bestimmte Arten von Arbeit bestimmte Arten von Konzentration und Energie erforderten. Das Antworten auf E-Mails war anders als das Erstellen aussagekräftiger sozialer Beiträge und das Aktualisieren von Trello-Karten anders als das Nehmen von Zeit für Vision und Planung.

    Chargen eingeben. Durch das Stapeln wurden ähnliche Aufgaben in einem verkürzten Zeitrahmen zusammengefasst, der es mir ermöglichte, mehr mit diesen bestimmten Arten von Aufgaben zu tun, indem ich die Energie verwendete, die für diese Aufgaben erforderlich war.

    Mein Unternehmen führt Content-Marketing für Sie durch, bei dem wir unsere Kunden für ihre eigenen Podcasts befragen. Jedes Interview, das wir führen, enthält eine vollständige Checkliste mit Aufgaben.

    Am Anfang würde ich ein Interview mit einem Kunden für dessen Podcast aufnehmen. Sobald das Interview beendet war, stand ich von meinem Computer auf und ging weg, um andere Energie zu gewinnen. Ich ließ den Episodentitel, die Beschreibung, die wir für ihren YouTube-Kanal verwendet hatten, und aktualisierte unsere Trello-Liste für später.

    Es dauerte so viel länger, bis wir zu diesen Aufgaben zurückkehrten. Wir mussten uns daran erinnern, worüber wir gesprochen hatten, und uns wieder in die Stimmung zurückversetzen, um diese Episode abzuschließen. Also habe ich am Ende des Interviews angefangen, all diese Aufgaben zu erledigen. Die Arbeit wurde nicht nur schneller erledigt, ich fühlte mich auch leichter, als ich nicht alle ungelösten Aufgaben in meinem Kopf herumtrug.

    Batching ist eine mächtige Praxis. Sie können beginnen, indem Sie einfach eine Art von Aufgabe mit einer anderen stapeln. Mach langsam. Sehen Sie, wie es sich anfühlt. Spiel damit. Das ganze Ziel ist es, die Leistung zu steigern und Unterbrechungen zu minimieren

    6. Unterbrechungsmanagement

    Unterbrechungen sind einer der größten Killer für Produktivität. Multitasking ist einer ständigen Unterbrechung nicht gewachsen, und die Kommunikation kann einer der Hauptverursacher dieses Produktivitätsverlusts sein. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie mit anderen in einem Büro, zu Hause oder in einem virtuellen Team arbeiten.

    Als unser virtuelles Team wuchs, mussten wir Wege finden, um täglich über Projekte, Erfüllung und Ideen zu kommunizieren. Sprechen Sie darüber, von der Produktivität abgezogen zu werden. Ich würde eine Stunde bis zwei Stunden am Tag damit verbringen, nur auf Mitteilungen in E-Mail, Text, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer und Slack zu antworten.

    Wir haben Tools wie Slack und Trello hinzugefügt, um die Kommunikation zu optimieren, aber ich wurde stündlich in Chat-Threads hineingezogen, wobei Benachrichtigungen mein Telefon beleuchteten. Als mir klar wurde, dass ich mich nicht auf die wenigen lebenswichtigen konzentrieren konnte, wenn ich ständig in das Unkraut meines Unternehmens hineingezogen wurde, musste ich mir und meinem Team Grenzen setzen, wie und wann ich diese Kommunikationsmittel einsetzen würde.

    Setzen Sie den Menschen in Ihrem Leben Grenzen, indem Sie sie wissen lassen, wann Sie verfügbar sind und wann Sie auf ihre Kommunikation reagieren. Schalten Sie die Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon aus oder versetzen Sie Ihr Telefon in produktiven Zeiten in den Flugzeugmodus. Sie müssen nicht den ganzen Tag unerreichbar sein. Sie müssen Ihren Fokus nur bei Aufgaben schützen, die dies erfordern.

    7. Bereiten Sie vor

    Einer der Hacks, mit denen ich am Ende eines Kundeninterviews die gesamte Arbeit stapeln konnte, war das Öffnen aller Tools und Registerkarten auf meinem Computer, die ich zum schnellen Ausführen der Aufgaben benötigte. Das klingt im Nachhinein offensichtlich, aber manchmal, wenn wir in all den Aufgaben begraben sind, die wir zu bewältigen versuchen, bewegen wir uns in rasendem Tempo von Aufgabe zu Aufgabe und lassen keine Zeit, um die Werkzeuge, unseren Raum oder unsere vorzubereiten Gedanken für die Arbeit, in die wir uns begeben werden.

    Was ein paar Minuten länger dauerte, um mich vorzubereiten, ersparte mir leicht zwanzig Minuten beim Aufräumen, wie ich es früher getan habe.

    Wenn Sie mehrere Aufgaben verwalten möchten, können Sie die Effizienz optimieren und die Produktivität steigern, indem Sie sich im Voraus auf diese Aufgaben vorbereiten.

    8. Ernährung

    In einem früheren Artikel, den ich über Lifehack geschrieben habe, habe ich über die Bedeutung der Ernährung für die Verbesserung des Gedächtnisses gesprochen. Ebenso kann die Ernährung die Leistung und Produktivität beeinträchtigen.

    Als mein Startup wuchs und meine Zeit knapp wurde, trank ich mehr Kaffee, aß ungesunde Snacks und weniger nahrhaftes Essen. Ich habe auch früher mit der Happy Hour angefangen, um mich vor allen Details in meinem Kopf zu verstecken.

    Im Laufe der Zeit war mein Körper in Knoten gebunden. Mein Schlafplan war aus und mein Fokus war ein Hit und Miss. Wenn ich einfach den Kaffee, die Happy Hour und eine proaktivere Essenszubereitung fallen ließ, war ich wieder in meinem Körper und meinem Geist, was mir half, bei den Aufgaben, die ich jeden Tag erledigen musste, präsent zu sein.